Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in der Personaldienstleistung

eAU seit Januar 2023 Pflicht

Für Arbeitgeber und damit auch für Personaldienstleistungsunternehmen ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung seit Beginn dieses Jahres Pflicht geworden. Der „gelbe Schein“ entfällt und somit eine Menge Bürokratieaufwand im Gesundheitswesen und für Unternehmen. Zumindest ist dies das Ziel des neuen Verfahrens, auch wenn es zunächst für alle Beteiligten eine enorme Umstellung bedeutet. Nicht nur Krankenkassen und Arztpraxen sind betroffen, auch Arbeitgeber stehen vor der Herausforderung, die Prozesse innerhalb ihres Unternehmens an das neue Verfahren anzupassen. Auf der anderen Seite birgt dieses Vorhaben auch Chancen, die Personalprozesse weiter zu digitalisieren und zu automatisieren.

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Die eAU bisher

Bislang wurden vier Papierausfertigungen ausgestellt, nachdem der Arzt/die Ärztin bei der erkrankten Person die Erforderlichkeit der Krankschreibung festgestellt hat: Das Original für die Krankenkasse, der erste Durchschlag für den Arzt/die Ärztin, der zweite Durchschlag für die erkrankte Person und der dritte Durchschlag für den Arbeitgeber. Die Übermittlung des Durchschlags an Krankenkasse und Arbeitgeber erfolgt obligatorisch durch die erkrankte Person.

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So ist der Ablauf heute

Die aufwändige Zettelwirtschaft entfällt nun. Bei dem neuen Verfahren übermittelt der Arzt/die Ärztin per elektronischem Formular und qualifizierter Unterschrift die Krankmeldung direkt an die Krankenkasse. Die Krankenkasse stellt die Daten bereit, die sich der Arbeitgebende im Anschluss über eine Schnittstelle abruft. Es ist weiterhin die Pflicht des Mitarbeitenden, den Arbeitgeber über die Krankmeldung zu informieren. Eine Vorlagepflicht der AU in Papierform besteht hingegen nicht mehr.

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Was müssen Personaldienstleister tun?

Als Arbeitgeber sind Sie dazu verpflichtet die digitalen Daten zur Krankmeldung bei den Krankenkassen abzurufen. Doch ein Abruf darf nicht regelmäßig oder pauschal zu einem oder mehreren Beschäftigten erfolgen, sondern nur individuell nach Information durch einen Mitarbeitenden. Außerdem ist es Voraussetzung, dass der betroffene Mitarbeitende auch bei Ihnen beschäftigt ist.

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Welche Daten darf der Arbeitgeber abrufen?

Als Arbeitgeber erhalten Sie von der Krankenkasse die folgenden Daten übermittelt:

• Name des Mitarbeitenden

• Beginn- und Enddatum der Arbeitsunfähigkeit

• Datum, an dem die Arbeitsunfähigkeit festgestellt wurde

• Kennzeichnung, ob es sich um eine Erst- oder Folgemeldung handelt

• Auskunft, ob es sich um einen (Arbeits-)Unfall oder dessen folgenden handelt

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Wie werden die Daten abgerufen?

Unternehmen müssen die technischen und administrativen Voraussetzungen schaffen, um die die benötigte Anbindung an die Krankenkassen sicherzustellen. Ihr Softwarehersteller sollte das Entgeltabrechnungsprogramm mit einer entsprechenden Schnittstelle ausstatten. Alternativ können die AU-Daten auch über eine Ausfüllhilfe wie sv.net abgerufen werden. Die Daten werden an den Arbeitgeber so zurück übermittelt, wie es im Software-Programm oder in der Ausfüllhilfe festgelegt ist.

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Was ist dabei zu beachten?

Gesundheitsdaten sind sehr sensible Daten. Es gilt insbesondere sicherheits- und datenschutzrechtliche Aspekte zu beachten, indem die Daten durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt werden. Konkret bedeutet dies, dass die Übertragung verschlüsselt und durch ein systemgeprüftes Programm zu erfolgen hat.

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Was passiert, wenn Arbeitgeber die Rückmeldung erhalten, dass keine passenden AU-Daten vorliegen?

Es ist möglich, dass die Abfrage zu früh erfolgte, also bevor die AU-Meldedaten bei der Krankenkasse eingehen konnten. Es ist daher sinnvoll, die Abfrage erst durchzuführen, wenn auch die Attestpflicht des Mitarbeitenden besteht. Zusätzlich sollte ein Tag für die Übermittlung der AU durch den Arzt/die Ärztin an die Krankenkasse eingeplant werden. Im Zweifelsfall wird empfohlen, das Gespräch zum Mitarbeitenden zu suchen.

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Wie unterstützen wir Personaldienstleister bei der eAU?

Mit dem eAU-Modul bieten wir Personaldienstleistungsunternehmen eine integrierte Lösung in unserer Software TIME JOB an. Das Modul erfüllt alle Erfordernisse an Datenschutz und -sicherheit und ist von der ITSG systemgeprüft. Wichtig ist auch, dass die eAU nicht erst in der Entgeltabrechnung greift, sondern schon viel früher in der Prozesskette der Personaldienstleistung ansetzt. So werden die Abläufe nicht gestört und es sind keine aufwändigen Rückänderungen erforderlich. Mehr zur eAU in TIME JOB erfahren Sie in diesem Produktblatt.

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