Qualifizierte elektronische Signatur

Was ist das eigentlich?

Mit einer elektronischen Signatur lassen sich Unterschriften auf digitalem Wege übermitteln. Die qualifizierte elektronische Signatur geht noch einen Schritt weiter: sie basiert auf einer sicheren und einem qualifizierten Zertifikat erstellten Unterschrift. Damit ist sie einer persönlichen Unterschrift gleichzusetzen und bietet die höchste Beweiskraft bei digitalen Signaturen. Ein mit einer qualifizierten Signatur unterzeichnetes Dokument kann sogar die erforderliche Schriftform ersetzen. In Branchen wie der Zeitarbeit, bei denen eine eigenhändige Unterschrift gesetzlich erforderlich ist, eignet sich die qualifizierte elektronische Signatur daher besonders, um Unternehmensvorgänge effizient zu gestalten.

Wie wird sichergestellt, dass die Unterschrift rechtskräftig ist?

Um die qualifizierte elektronische Signatur verwenden zu können, muss zunächst ein Identifikationsprozess durchlaufen werden, z.B. per Video-Ident-Verfahren. Über dieses wird die Identität des Unterzeichners bestätigt und so die rechtskonforme Unterzeichnung sichergestellt. Die Europäische Union hat über die eIDAS-Verordnung genaue Vorgaben definiert, die diese Identifizierungsverfahren erfüllen müssen, um rechtsverbindliche Unterschriften zu garantieren (bzw. ZertES in der Schweiz).

Bedeutung für die Personaldienstleistungsbranche

In der Personaldienstleistungsbranche fällt so viel Bürokratie und Vertragswerk an, wie in kaum einer anderen Branche. Vom Arbeits- über den Arbeitnehmerüberlassungs- bis hin zum Personalvermittlungsvertrag ist die ganze Bandbreite an Verträgen im Tagesgeschäft vertreten. Die Zeit drängt vor allem dann, wenn Arbeitnehmer kurzfristig überlassen werden sollen. Dann muss es nicht nur schnell gehen, sondern es bedarf gleichzeitig der Berücksichtigung aller gesetzlichen Anforderungen für die Schließung eines rechtskräftigen Vertrags.

Schriftformerfordernis und Kennzeichnungspflicht

Durch die AÜG Reform 2017 traten für die Personaldienstleistungsbranche strenge Kennzeichnungs- und Schriftformerfordernisse in Kraft. Das bedeutet, es müssen bereits vor Einsatzbeginn in Schriftform die dazugehörigen, unterzeichneten Arbeitnehmerüberlassungsverträge von beiden Vertragsparteien (Verleiher und Entleiher) vorliegen. Gemäß §1 Abs. 1 Satz 5+6 AÜG müssen Verleiher und Entleiher folgende Punkte gewährleisten:

  • Satz 5: Verleiher und Entleiher haben die Überlassung von Leiharbeitnehmern in ihrem Vertrag ausdrücklich als Arbeitnehmerüberlassung zu bezeichnen, bevor sie den Leiharbeitnehmer überlassen oder tätig werden lassen.
  • Satz 6: Vor der Überlassung haben sie die Person des Leiharbeitnehmers unter Bezugnahme auf diesen im Vertrag zu konkretisieren.

QES als Alternative

Eine Arbeitnehmerüberlassung bedarf der Schriftform – die händische Unterschrift kann jedoch durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden. Gemäß § 126a (1+2) wird seitens des BGB festgelegt, dass, wenn die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt wird, der Aussteller des Dokuments seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen muss.

Dokumentation der Konkretisierung

Bei der Konkretisierung handelt es sich darum, dass Verleiher und Entleiher die Person des Leiharbeitnehmers unter Bezugnahme auf den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag konkretisieren müssen, d.h. vor Einsatzbeginn die namentliche Benennung des Leiharbeitnehmers. Die Konkretisierung bedarf zwar keiner Schriftform, es empfiehlt sich allerdings die Konkretisierung zu dokumentieren. Über den Versand des AÜV aus TIME JOB heraus zur Einholung der elektronischen Unterschriften kann dieser Schritt einfach integriert und das Konkretisierungsgebot zeitlich eingehalten werden.

Ein Anwendungsbeispiel aus der Praxis

Ein Personaldienstleister muss einen Auftrag zeitnah durch einen neuen Mitarbeiter besetzen. Ein passender Bewerber hat sich zum Glück schnell gefunden, aber die Übermittlung des AÜV dauert auf dem postalischen Weg einfach zu lange. Zudem liegt das Kundenunternehmen mehrere hundert Kilometer entfernt und ist somit auf direktem Weg schwer zu erreichen. Durch die räumliche Trennung ist es für den Personaldienstleister schwierig, das Schriftformerfordernis und das Konkretisierungsgebot kurzfristig einzuhalten.

Zum Glück nutzt er die qualifizierte elektronische Signatur in TIME JOB. In Sekundenschnelle sind die Verträge an Entleiher und Zeitarbeitnehmer übermittelt. Diese signieren den Vertrag über das eIdas-konforme Ident-Verfahren und in wenigen Minuten erhält der Personaldienstleister die rechtskräftig unterzeichneten Dokumente zurück. Dem kurzfristigen Einsatz des Mitarbeiters steht damit nichts mehr im Wege.

Unsere Lösung – der eSign Manager in TIME JOB

Die elektronische Signatur ist also ein rechtssicheres Mittel für Verleiher und Entleiher, um Personal schnellstmöglich und flexibel einzusetzen. TIME JOB bietet mit dem eSign Manager eine voll integrierte Signaturlösung. Diese basiert auf Moxis von XiTrust, einem der führenden Anbieter von elektronischen Signaturen in Deutschland.

Durch die 100%-tige Integration in TIME JOB erstellen Sie alle Auftragsdaten und vertragsrelevanten Dokumente in der gewohnten Arbeitsumgebung und versenden diese zur Unterschrift direkt aus TIME JOB heraus an Ihre Vertragspartner – komplett prozessgesteuert. Sichere Identifizierungsverfahren, die zu 100% eIDAS- und ZertES konform sind, sorgen für rechtsgültige Unterschriften per Fernsignatur.

Vorteile der elektronischen Signatur für Personaldienstleister

Digitale, rechtsgültige AÜV

Ihre Arbeitnehmerüberlassungen haben Sie in wenigen Minuten rechtlich zulässig abgewickelt bei 100%-tiger AÜG-Rechtssicherheit. Das Schriftformerfordernis nach § 126 BGB wird mit der elektronischen Signatur vollständig gewahrt.

Prozesseffizienz

Die Unterschriften für Ihre AÜV haben Sie blitzschnell eingeholt – einfach und in Echtzeit. Ohne Verzögerungen durch den Versand auf dem Postweg profitieren Sie von den Vorteilen bei gleichzeitiger Erfüllung der hohen formalen Anforderungen.

Ortsunabhängig

Die Unterschriften leisten die Unterzeichner einfach per Fernsignatur – egal an welchem Ort. Die erforderlichen Dokumente sind in den betreffenden Fachabteilungen und bei den Vertragspartnern zeitgleich verfügbar.

Absolut rechtssicher

Die qualifizierte elektronische Signatur in TIME JOB erfüllt die hohen qualitativen Standards. Durch die Identitätsprüfung mit 100%tiger eIDAS-Konformität können Sie sich auf rechtsgültige Vertragsabschlüsse verlassen.

Kostenreduzierend

Durch den elektronischen Workflow sparen Sie nicht nur eine Menge Zeit, sondern auch Geld ein. Der Wegfall von Porto-, Papier-, Druck- und Archivierungskosten führt zu einer Senkung Ihrer Ausgaben und ist gleichzeitig ein Baustein Richtung Digitalisierung.

Kontaktieren Sie uns

Wir sind für Sie da, wenn Sie Fragen zu unseren Produkten und Lösungen haben.

Kontaktieren Sie uns einfach über das Kontaktformular oder rufen Sie uns an –
wir geben Ihnen gerne Auskunft.

Rufen Sie uns an +49 6421 9445 0
Eine E-Mail senden info@gedat.de