Die DSGVO in der Personaldienstleistung

Seit dem 25. Mai 2018 gilt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Dabei gibt es vor allem in der Personaldienstleistung einiges zu beachten, um möglichen Verstößen entgegenzuwirken. Denn gerade im Dreiecksverhältnis zwischen Entleiher, Verleiher und Zeitarbeitnehmer gibt es Besonderheiten, da sowohl das entleihende als auch das verleihende Unternehmen datenschutzrechtliche Verantwortung gegenüber dem Zeitarbeitnehmer trägt.

Pflichten von Verleiher und Entleiher

Durch die EU-DSGVO sind also sehr viele besonders einzuhaltende Vorschriften zur Umsetzung hinzugekommen. Der Leiharbeitnehmer hat bspw. bzgl. der Datenerhebung beim Verleiher und Entleiher folgende Betroffenenrechte:

  • Der Auskunftsanspruch des Leiharbeitnehmers gilt sowohl gegenüber dem Verleiher als auch dem Entleiher. Auch der Entleiher ist eine verantwortliche Stelle im Sinne des §1 Abs. 4 Nr. 1, 26 Abs. 8 Nr. 1 BDSG-Neu
  • Es gilt ein Auskunftsanspruch des Leiharbeitnehmers gegenüber dem Verleiher über gespeicherte Daten gemäß Art. 13, 14 DSGVO
  • Es gilt ein zusätzlicher Auskunftsanspruch des Leiharbeitnehmers gegenüber dem Entleiher über die wesentlichen Arbeitsbedingungen (z.B. Arbeitszeit, Verdienst), § 13 AÜG
  • Es gilt ein Übertragbarkeitsanspruch des Leiharbeitnehmers zur Übertragung seiner Daten an einen zukünftigen Arbeitgeber oder Auftraggeber (Datenportabilität), Art. 20 DSGVO

Bewerbermanagement

Personaldienstleister sind durch den ständigen Kontakt mit Bewerbern darüber hinaus im Bereich Bewerbermanagement besonders stark von der neuen Verordnung betroffen. Denn bevor eine offene Stelle besetzt werden kann, müssen Bewerbungsunterlagen gesichtet, Bewerbungsgespräche geführt und oftmals Profile erstellt werden. Der direkte Kontakt zu personenbezogenen Daten, die es zu schützen gilt, gehört also zum Tagesgeschäft. Voraussetzung für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern ist eine schriftliche Einwilligung zur Datenverarbeitung. Dass eine solche vorliegt, muss bei Bedarf nachweisbar sein.

Speicherung von Daten

Das Speichern von Daten – sowohl von Bewerbern als auch von eingestellten Mitarbeitern – darf nur so lange vorgenommen werden, wie diese für den legitimen Zweck benötigt werden. Nach Ablauf dieses Zwecks müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden. Eine pauschale Aufbewahrung entspricht also nicht der DSGVO. Nach Erteilung einer Absage an einen Bewerber ist z.B. auch eine Aufnahme der Daten in einen Bewerberpool gem. § 26 Abs. 1 BDSG-Neu grundsätzlich nicht möglich, da eine „Begründung des Beschäftigtenverhältnisses“ nicht stattgefunden hat. Es besteht allerdings dann eine Ausnahme, wenn der Bewerber der Aufnahme in den Pool ausdrücklich zustimmt.

Unterstützung durch TIME JOB

Für das Handling der neuen Anforderungen benötigen Zeitarbeitsunternehmen ein geeignetes ERP-System, welches die Organisation mit dem Umgang sensibler Daten und der Umsetzung der geltenden Vorschriften effizient und umfassend unterstützt. TIME JOB enthält eine Reihe von Funktionalitäten, um Ihnen als Personaldienstleister bei der Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen gemäß der DSGVO zu helfen.

Mehr zur DSGVO in TIME JOB

Datenerfassung im ERP-System

Die Erfassung von Bewerber- und Mitarbeiterdaten im ERP-System ist meistens unumgänglich, um z.B. Arbeitsverträge, Arbeitnehmerüberlassungsverträge oder Einsatzmitteilungen zu erstellen. Hierbei ist zwingend darauf zu achten, dass eine schriftliche Einwilligung des Bewerbers zur Verarbeitung der Daten vorliegt. Mit TIME JOB können Sie diese Einwilligung automatisiert im System hinterlegen und die Gültigkeit jederzeit im Blick behalten.

Daten jederzeit unter Kontrolle

Die besonders große Falle liegt datenschutz-rechtlich im „Vergessenwerden“. Daten von Bewerbern werden z.B. im ERP-System hinterlegt, der Arbeitsvertrag kommt jedoch nicht zustande und der Datensatz wird weder gelöscht noch anonymisiert. Um Ihnen datenschutzrechtliche Konsequenzen zu ersparen, sollte ihr ERP-System die automatisierte Kontrolle über die datenschutz-relevanten Daten haben. TIME JOB unterstützt Sie hierbei vollumfänglich.

DSGVO Premium

Mit der TIME JOB Funktionalität „DSGVO Premium“ erhalten Sie bei Bedarf erweiterte Möglichkeiten, um Anonymisierungspflichten nachzukommen und so Bewerberdaten fristgerecht und nach Aufforderung automatisiert zu löschen. Dies bedeutet, dass alle Stamm- und Meta-Daten des betreffenden Bewerbers unkenntlich gemacht werden, so dass keine Rückschlüsse mehr auf seine Identität möglich sind.

DSGVO Premium

Datenschutzerklärungen automatisch aktualisieren

Die Termine über auslaufende Datenschutzer-klärungen behalten Sie mit dem Fristenalarm in TIME JOB immer sicher im Blick. Mit Hilfe von „DSGVO Premium“ wird kurz vor Ablauf der Frist automatisiert eine E-Mail an den Bewerber mit der Bitte um Aktualisierung und Verlängerung der Datenschutzerklärung gesendet. Bei Zustimmung erfolgt die Hinterlegung der aktualisierten Datenschutzerklärung unter Setzen der neuen Gültigkeit. Bei keiner erfolgten Rückmeldung oder Ablehnung werden die Daten fristgerecht in TIME JOB anonymisiert.

Kontaktieren Sie uns

Wir sind für Sie da, wenn Sie Fragen zu unseren Produkten und Lösungen haben.

Kontaktieren Sie uns einfach über das Kontaktformular oder rufen Sie uns an –
wir geben Ihnen gerne Auskunft.

Rufen Sie uns an +49 6421 9445 0
Eine E-Mail senden info@gedat.de