Seit dem 25. Mai 2018 gilt die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Dabei gibt es vor allem in der Personaldienstleistung einiges zu beachten, um möglichen Verstößen entgegenzuwirken. Denn gerade im Dreiecksverhältnis zwischen Entleiher, Verleiher und Zeitarbeitnehmer gibt es Besonderheiten, da sowohl das entleihende als auch das verleihende Unternehmen datenschutzrechtliche Verantwortung gegenüber dem Zeitarbeitnehmer trägt.
Durch die EU-DSGVO sind also sehr viele besonders einzuhaltende Vorschriften zur Umsetzung hinzugekommen. Der Leiharbeitnehmer hat bspw. bzgl. der Datenerhebung beim Verleiher und Entleiher folgende Betroffenenrechte:
Personaldienstleister sind durch den ständigen Kontakt mit Bewerbern darüber hinaus im Bereich Bewerbermanagement besonders stark von der neuen Verordnung betroffen. Denn bevor eine offene Stelle besetzt werden kann, müssen Bewerbungsunterlagen gesichtet, Bewerbungsgespräche geführt und oftmals Profile erstellt werden. Der direkte Kontakt zu personenbezogenen Daten, die es zu schützen gilt, gehört also zum Tagesgeschäft. Voraussetzung für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Bewerbern ist eine schriftliche Einwilligung zur Datenverarbeitung. Dass eine solche vorliegt, muss bei Bedarf nachweisbar sein.
Das Speichern von Daten – sowohl von Bewerbern als auch von eingestellten Mitarbeitern – darf nur so lange vorgenommen werden, wie diese für den legitimen Zweck benötigt werden. Nach Ablauf dieses Zwecks müssen die Daten gelöscht oder anonymisiert werden. Eine pauschale Aufbewahrung entspricht also nicht der DSGVO. Nach Erteilung einer Absage an einen Bewerber ist z.B. auch eine Aufnahme der Daten in einen Bewerberpool gem. § 26 Abs. 1 BDSG-Neu grundsätzlich nicht möglich, da eine „Begründung des Beschäftigtenverhältnisses“ nicht stattgefunden hat. Es besteht allerdings dann eine Ausnahme, wenn der Bewerber der Aufnahme in den Pool ausdrücklich zustimmt.
Für das Handling der neuen Anforderungen benötigen Zeitarbeitsunternehmen ein geeignetes ERP-System, welches die Organisation mit dem Umgang sensibler Daten und der Umsetzung der geltenden Vorschriften effizient und umfassend unterstützt. TIME JOB enthält eine Reihe von Funktionalitäten, um Ihnen als Personaldienstleister bei der Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen gemäß der DSGVO zu helfen.